知りたい！シチュエーション別&特殊な引越しマニュアル コロナ禍でオフィス再編。
オフィスの引越しで注意すべきこと 知りたい！シチュエーション別
&特殊な引越しマニュアル

コロナウイルス感染症の広がりは私生活だけではなく、ビジネスシーンにも大きな影響を与えました。特に顕著だったのは、リモートワークの普及したことで、オフィスに出勤する人が減りオフィスの移転や縮小が増えたことです。
2020年9月、人材派遣大手の「パソナ」が2023年までに本社機能を東京から兵庫・淡路島に移転させると発表したことは大きな話題となりました。そこで、今、都市部で増えている「オフィスの引越し」のポイントと注意点について紹介します。

オフィスの引越しはOA機器や什器の搬送のほか、新しいオフィスでの配線工事やレイアウトの再設計が必要になるなど、一般家庭の引越しとは異なり専門業者に依頼することがほとんどです。そのため、一般家庭の引越しよりも入念な下準備と計画的なオペレーションが求められます。

大まかな流れとしては、以下のようになります。

【6ヶ月前】

• 旧オフィスの解約通知
• 新オフィスの物件探し

気をつけたいのは解約通知を出すタイミング。オフィスビルは6ヶ月前に解約通知を出さないと解約が成立しません。

【3～４ヶ月前】

• 引越し業者への見積もり、引越し業者の選定
• 新オフィスでのレイアウトの計画
• 新調または交換すべきオフィスの什器類の選定

引越し業者は費用ばかりにとらわれず、スムーズな引っ越しに対応してくれるかどうかが重要なポイントとなります。

【2～3ヶ月前】

• 電話回線やコピー機、インターネットなどの移転・移設手配
• 原状回復工事の発注

インターネットの配線工事は1ヶ月ほどかかる場合があるので、2～3ヶ月前から発注しておくのがベターです。

【1ヶ月前】

• 新オフィスの内装工事
• 梱包作業をスタート
• 官公庁への届け出
• 名刺の発注や顧客への連絡など

官公庁への届け出は多岐にわたるので、どこに何を提出するのかを整理できるチェックリストを作っておくと便利です。

【1週間前】

梱包作業の完了

オフィスの移転は、リモートワーク拡大によるオフィススペースの縮小化などさまざまな事情が考えられますが、オフィスを引っ越すのであれば、経営効率や問題解決にも活かしたいところです。
例えば、新しいオフィスの広さや間取りは、常勤者数や機器の数などを考慮しながら中長期的な視野に立って考える必要があるでしょう。また、コロナ禍でのオフィスのレイアウトは感染症対策を考えて、効率的に働けるような工夫が必要となります。

例えば、これまでは対面式で並べていた机は、コロナ対策として横並びにして飛沫がかかりにくいレイアウトに変更したり、会議をすべてZoomで行うようにしたりと変更を行えば、会議室は必要なくなるかもしれません。それでも、社員の中には、コロナ終息後には密にコミュニケーションをとれる方が仕事へのモチベーションがあがるという人も多くいることでしょう。そのため、レイアウトを自由に変更できる状態にしておいてもいいかもしれません。
このように引越し後の経営や社員の思いまでを見据えてオフィスの引越を行うことで、経営効率が上る可能性があります。

一般家庭の引越しと比べると非常に煩雑なオフィスの引越しだけに、引越し準備や作業を行う中で思いがけないミスやトラブルも起きます。ここではオフィス移転の際に注意したいポイントについて列挙します。

●解約通知時期の確認

オフィスの退去は通常、オーナーやビルの管理会社に解約通知を出す必要がありますが、退去6ヶ月前までを提出期限としているケースが多いので、解約通知のし忘れが無いようにしましょう。

●原状回復の費用の確認

賃貸オフィスの利用は什器やOA機器の設置、業種によっては不特定多数の人の往来などがあることから、一般家庭よりも内装を元の状態に戻すのが困難となるケースが多いと言えます。そうなると原状回復作業も早めに行わなければならなくなります。原状回復の工事ではテナント側が業者を選ぶのではなく、貸主が予め指定した業者に依頼しなくてはならないというルールの物件もあるので、注意しましょう。

●移転先住所の通達漏れ

新しい物件と入居予定日が決定したら、顧客や仕入れ業者などはもちろん、その他の関係各所にもなるべく速やかに新住所等を伝える必要があります。通達漏れがあると関係者は困惑し、会社としてもいいスタートが切れません。中でも、忘れずに移転の連絡をしておきたいのは以下のようなところです。

• 取引のある金融機関
• 会計事務所や税理士事務所、弁護士事務所などの委託先
• OA機器やエアコンなどの備品リース会社
• 事務用品などの定期購読先
• 全国健康保険協会や商工会連合会などの各種加入団体
• 法務局や労働基準監督署などの関係省庁